PAPERWORK

Temel Doküman Yönetimi & Arşiv Paketi

PaperWork ile Arşiv Sıkıntınızı Aşın !

• Bilgilerin dağınık ve kişilerin kafalarında olması işinizi zorlaştırıyor mu ?
• Dokümanlarınızı bulmak için saatlerce uğraşıyor musunuz ?
• Kayıp dokümanların firmanıza her yıl min. %15 maliyet yarattığının farkında mısınız ?
• Dokümanların güvenliğini sağlayabiliryor musunuz ?
• Bu saatleri iş yapmak için kullanmanız daha iyi olmaz mı ?
• Bu sorunlarınızı çözmek için dilinizden anlayan bir çözüm olduğunu biliyor musunuz ?

• Firmanızın ölçeğine göre düzenlebilir
• Mevcut altyapınızla birlikte çalışır. Ek teknolojik talepleri yoktur.
• Basit ve kolay arayüze sahiptir. Kullanıcı eğitimi gerektirmez.
• Mevcut ve gelecekteki arşiv ihtiyacınızı rahatlıkla karşılar.
• Güçlü yetkilendirme sistemi ile herkes ilgisi dahilindeki dokümana ulaşabilir.
• Kurumun çalışma verimini %20 oranında arttırabilirsiniz.
• Yerli teknoloji ile geliştirildiğinden bakım ve destek hızlı ve kolay olur.

• G&G Soft'un yerli teknolojisi üzerinde hazırlanmıştır.
• Minimum uyarlama ile firma yapısına uyar
• Kurum özel kayıt ve arama tablolarını kendine gore uyarlayabilir.
• Çok sayıda formatı destekleyen Görüntüleme yeteneğine sahiptir.
• Mesaj ve e-posta desteği vardır.
• Faks Desteği

PAPERWORK ESUITE GENEL ÖZELLİKLERİ

1. Sınırsız sayıda indeks formu tanımlayabilme.
2. İndeks alanları üzerinde şu veri tipleri kullanılabilir;
   1. Yazı Alanı (Text)
   2. Sayı alanı (Float)
   3. Tarih Alanı (Date)
   4. Saat alanı (Time)
   5. Para Alanı (Currency)
   6. Serbest Yazı Alanı (Memo)
   7. Kontrol Alanı (Check)
   8. Liste Alanı (Combobox)
   9. Çoklu Liste Alanı (ListBox)
   10. Sayaç Alanı (Belirlenen formatlarda otomatik numara üreten alanlar)
3. İndeks formları üzerinde sınırsız sayıda indeks alanı olabilir.
4. Sınırsız sayıda kullanıcı grubu tanımlayabilme. Bu gruplara sınırsız sayıda kullanıcı atayabilme.
5. Sınırsız sayıda kullanıcı profili(role) tanımlayabilme ve her profil için sınırsız sayıda kullanıcı atayabilme.
6. Her indeks formu için kullanıcılara, kullanıcı gruplarına ve profillerine ayrı ayrı işlem yetkisi verebilme.
7. Sistemde tanımlanan kullanıcıları gruplayabilme ve profiller atayabilme.
8. Gelişmiş yetkilendirme mekanizması ile ekranlarda yapılabilen bütün işlerin kullanıcı, kullanıcı grubu ve profiline yetki verme/alma.
9. V3 uyumlu LDAP sunucularla veya Microsoft Active Directory ile beraber çalışabilme.
10. Sınırsız sayıda çalışma alanı (workspace) tanımlayabilme ve bu çalışma alanına yetkili kullanıcılar tanımlayabilme. Bu çalışma alanına ait olan dokümanları takip edebilme.
11. Çoklu dil desteği. (Mevcut diller türkçe, ingilizce, Almanca) Yapısı gereği her türlü dili kolayca ekleyebilme. Kullanıcıların istediği dili seçerek sunucudan bağımsız çalışabilmesi.
12. Her dilde sorunsuz çalışabilme. Sıralamalarda ve aramalarda her türlü dili aynı anda kullanabilme.
13. Görünüm ayarlarının değiştirilebilmesi ile kullanıcı arayüzlerinin istenilen görünüşe getirebilmesi.
14. Gelişmiş tarihçe özellikleri ile sistem dahilinde yapılan bütün işlemlerin detaylı bir şekilde takip edilebilmesi.
15. Gelişmiş sistem raporları sayesinde yapılan bütün işlemlerin istatistiki bilgisinin alınabilmesi.
16. Bütün Windows işletim sistemlerinde sorunsuz çalışabilme. (Windows 95/98/ME/2000/XP02003)
17. Windows işletim sistemi ile bütünleşik çalışabilen arayüzler;
    1. İkonik programcık. (Tray Icon)
    2. MS Office program uzantıları (Office Add-ins). Word, Excel, PowerPoint, Outlook, FrontPage, Visio, MapPoint, Project (2000 ve üstü) Menülere yerleşen programcıklar aracılığı ile doküman ve elektronik postalarla ilgili arşivleme, arşivden açma, yeni versiyon oluşturma vs. işlemlerini başka programlara veya arayüzlere gitmeden kolaylıkla yapılabilmesi.
    3. MS Outlook program uzantısı (Outlook Add-in)
    4. Sürükle-Bırak Alanı(Drop Zone) Her türlü doküman, file, eMail etc. Sürükle-bırak yöntemiyle arşive atabilme.
    5. Kısayol Menüleri(Context Menu) Sistem üzerinde herhangi bir dosyanın üzerine fare ile sağ tıklandığında çıkan menü ile arşive atabilme.
    6. Sistem dahilindeki her türlü dokümanın kısayolunu sürükle bırak yöntemi ile oluşturabilme.(Oluşturulan kısayol 128 şifrelenmiş olup yetkisi olmayan kullanıcılar aracılığı ile görülemez ve sunucu ile herhangi bir bağlantısı bulunmamaktadır.
    7. Özellikler ekranı.(Property Sheet) Fare ile kısayolların üzerine sağ tıklandığında gelen menüden özellikler ekranına geçildiğinde yetkiler dahilinde dokümanın her türlü bilgisine kolaylıkla ulaşabilme.
    8. Lotus SmartSuite uzantıları.(Lotus Addons) 1-2-3, Word Pro, Freelance Graphics. Menülere yerleşen programcıklar sayesinde MS Office içinde yapılabilenlerin aynısını yapabilme.
18. Tasarlanan indeks alanlarına sınırsız sayıda kayıt girebilme ve her kaydı yetkilendirebilme.
19. İndeks alanları üzerinden gelişmiş aramalar tanımlayıp kullanabilme, yapılan aramaları kaydetme ve daha sonra tekrar kullanabilme.
20. Girilen indeks bilgileri arasında ilişkiler (relations) tanı mlayabilme ve takip edebilme.
21. Kayıtlara silinme tarihi atayabilme. Tarihi gelen kayıtların otomatik olarak sistemden çıkartılabilmesi.
22. Girilen indeks alanlarına bağlı sınırsız sayıda doküman kaydedebilme.
23. Dokümanları otomatik olarak tanıyabilme ve buna göre sisteme atabilme. Dokümanın tipine göre gerekli işlemlerin kullanıcıdan bağımsız otomatik yapılabilmesi.
24. Makinenizde bulunan MS Office belgelerinin özet bilgilerini (otomatik oluşturan) otomatik alarak sisteme atabilme.
25. Sisteme eklenen dokümanları ayıraçlar (Seperatör) sayesinde gruplayabilme, ayıraçlara not yazabilme ve aramalarda kullanabilme.
26. Dokümanlara dil belirleyebilme.
27. Dokümanlara belirlenen profilleri atama ve aramalarda profilleri kullanabilme.
28. Doküman bazında yetkilendirme yapabilme.
29. Dokümanlara yaşam döngüsü tanımlayabilme(Life Cycle) ve döngü sonucunda otomatik olarak sistemden silebilme.
30. Dokümanların yeni versiyonlarını otomatik olarak oluşturabilme, değiştirme, yeni halini sisteme atabilme. (Check in/out)
31. Doküman bazında tarihçe(log) inceleyebilme.
32. Dokümanlar üzerinde istenildiği kadar not tutabilme ve bu notları aramalarda kullanabilme.
33. Dokümanın kimin tarafından, nezaman kaydedildiğini, değiştirildiğini kolay bir şekilde görebilme.
34. Sisteme dahil edilen bütün dokümanlar yetkiler dahilinde, elektronik posta sihirbazı (eMail) aracılığıyla kolay bir şekilde gönderilebilir.
35. Sisteme dahil edilen bütün dokümanlar yetkiler dahilinde, faks gönderme sihirbazı aracılığıyla merkezi bir yapıda faks ile gönderilebilir.
36. Ön izleme (preview) sunucusu sayesinde bütün dokümanların bir önizlemesi hazırlanabilir. Ön izlemesi olan dokümanlar herhangi bir uygulamaya gerek duymadan kullanıcı tarafından açılabilir. (Örneğin MS Word yazılımı olmayan bir kullanıcı word dokümanını inceleyebilir)
37. Görüntü (tiff,djvu,bmp,jpg etc) dokümanlarını küçük görüntüler(Thumbnail) halinde görebilme ve çabucak ulaşabilme.
38. İlişkili dokümanlar tanımlayabilme. İlişkili dokümanlardan herhangi birinin açılması sırasında diğerlerinin de otomatik olarak açılması.
39. Gelişmiş görüntüleyicisi sayesinde her türlü görüntü üzerinde işlem yapabilme. (Tiff, bmp, jpeg, djvu, etc) Büyütme, küçültme, çevirme, kesme, yapıştırma vs.
40. Gelişmiş görüntüleyicisi sayesinde görüntüler üzerinde belirteçler (Annotations) kullanabilme;
    1. Not alanları (postit)
    2. Damga (Stamp)
    3. Çizgi
    4. Kutucuklar
    5. Elipsler
    6. Yazı yazabilme
41. Yapılan belirteçler ayrı bir katman olarak tutulur ve orijinal görüntüyü bozmaz. Aramalarda içerikleri üzerinden arama yapılabilir. Yetkilendirme yapısı sayesinde istenen kullanıcılara gösterilir veya gizlenebilir.
42. Görüntüleyicisinin tarayıcı desteği sayesinde her kullanıcının makinesine bağlı olan tarayıcıyı (scanner) programdan çıkmadan ve ek lisansa ihtiyaç duymadan kullanabilmesi. (TWAIN ve ISIS desteği mevcuttur)
43. Sisteme dahil edilen her görüntü dokümanının karakter tanımlama (OCR) işlemine dahil edilmesi ve içerik aramalarına otomatik olarak dahil edilmesi. (OCR yazılımı sunucu tabanlı olup kullanıcının herhengi bir işlem yapmasına gerek duymadan çalışır)
44. Gelişmiş mesajlaşma alt yapısı sayesinde serbest, indeks alanları ile ilgili, dokümanlarla ilgili mesajlar atabilme, okundu iletisini alma, tarihçelerini takip edebilme.
45. Kullanıcıların sildiği bütün dokümanlar kendi geri dönüşüm kutusuna gider. Gerekli görüldüğün kullanıcı tarafından kurtarılabilir. Sistem yöneticisi silinmesine onay verdiği dokümanlar sistemden otomatik olarak çıkartılır.
46. Kullanıcı kendine ait dokümanları (My Documents) diğer kullanıcılardan bağımsız olarak arşivleyebilir. Senkronizasyon yapısı sayesinde kendi makinesindeki herhangi bir klasörü (Directory) senkron ize ederek son hallerini sisteme atabilir.
47. Kullanıcılar son kullanılan dokümanlar bölümü aracılığıyla en son kullandığı dokümanlara kolaylıkla erişebilir.
48. Kullanıcılar, sistem yöneticisi tarafından oluşturan doküman taslaklarını (Document Drafts) kullanarak kolaylıkla yeni dokümanlar üretebilir ve sisteme ekleyebilir.
49. Kullanıcılar gelişmiş arama ekranı aracılığıyla sistem dahilinde kaydedilen ve yetkisi olan bütün dokümanlar üzerinden tam metin arama(full text) veya bilgi araması yapabilir. Arama sonuçlarını kaydedebilir ve daha sonra tekrar kullanabilir. Arama sonucunda gelen dokümanları tek tıkla açabilir.
50. Sistem dahilinde aramalarda kullanmak amacıyla sözlük yapısı mevcuttur. Kelimeler eş anlamları ile genel veya özel kullanım amacıyla sözlüğe dahil edilebilir veya çıkartılabilir.
51. Her türlü faks sunucusuyla entegre çalışabilir. Kuruma gelen bütün fakslar otomatik olarak arşive dahil edilebilir. Gelen fakslar sahiplerine yönlendirilebilir.
52. Gelişmiş doküman akışı yapısı sayesinde evraklar kurum içerisinde dolaştırılabilir. Görsel bir tasarım aracı sayesinde kurum içindeki akışlar tasarlanır. Gerekli uyarı ve kontrol mekanizmaları eklenir. Bu yapıya dahil edilen dokümanlarda gerekli uyarılarla kullanıcılar arasında dolaşabilir, tarihçesi incelenebilir ve akışta hangi safhada olduğu görülebilir. Beklemeler ve gecikmelerde otomatik uyarı mesajları ve elektronik postalar gönderilebilir.
53. Elektronik imza altyapısı sayesinde dokümanlar şifrelenebilir ve yetkisi olmayanlardan gizlenebilir.